Accessを仕事に取り入れてキャリアアップ！活かせる仕事とは？

求人サイトなどで事務系の案件を探すと、求められるスキルに「Access」の記載を目にすることが多いかもしれません。このAccessはMicrosoftが開発したデータベース管理ソフトウェアであり、大量のデータを扱う事務員やデータベースエンジニアはぜひ使えるようになっておきたいスキルのひとつです。

Accessのスキルを身に付ければ、Excelと併用して効率の良い事務作業を行うことが可能です。事務系の職業やデータベースエンジニアだけでなく、どのような職業の人が学んでも役立つシーンは多いと言えるでしょう。

今回はそんなAccessについて、活用シーンやキャリアアップの方向性、今後の需要などを併せてご紹介します。

AccessとExcelの違いとは？

AccessはMicrosoftが開発したデータベース管理ソフトウェアであり、Microsoft365を契約すれば、ExcelやWordと同じように使うことができます。

現在はMicrosoft公式サイトでAccessランタイム（無料版）をダウンロードすることができ、すでに買い切り型のAccessが入っていないOffice製品を持っている人でも、無料ダウンロードして使える環境が整っています。ただし無料版のAccessは有料版に比べて、カスタマイズなどをほとんど行うことができません。

しかし必要な機能が無料版で十分に果たせるのであれば、無料版を使う方がコストを抑えられる点でメリットが大きいと言えるでしょう。

Accessの特徴「テーブル」

AccessとExcelの大きな違いは、Accessがデータベース管理を目的としたソフトウェアであることに対し、Excelは表計算を行うことを目的としたソフトウェアだということです。

この目的の違いはAccessのインターフェースにも表れており、Accessの操作に際しては必要な機能だけを使ってシンプルに素早く入力可能であるほか、データ処理の結果を返す画面もほとんど装飾がないものになっています。

Accessが持つテーブルとはデータを蓄積または保存する機能であり、テーブルへの入力はフォームという機能を使って行います。Excelの入力方式に慣れている場合は少し手間だと感じるかもしれませんが、慣れると入力作業はAccessの方がシンプルで早いと感じられるでしょう。

Accessのメリット

データベース処理に特化したソフトウェアのため、情報量が多くてもデータ処理スピードが速いのが、Accessの一番のメリットだと言えるでしょう。データベースとしてさまざまなシステムと組み合わせられるうえ、利用者のアクセス制限もできるのでセキュリティ面でも安心感があります。

また、テーブルやフォームを使った入力になるため、Excelのように打ち間違えてデータを上書きしてしまうということもありません。テーブルやフォームを使った入力や蓄積および格納は、まずどんなデータを入力するか決め、その形に合ったデータを入力していくという方法をとります。

この方法は、データの重要な部分のみシンプルに蓄積していくことに役立ちます。そのためデータ入力の時点で失敗して、大切なデータが見つけられないという事態を防ぐことができます。

Excelのメリット

Excelの場合は画面を開くとすぐにセルがずらりと表示され、自由に入力して見た目も整えることができます。自由な操作ができ、数値などの変更も容易であることが大きなメリットです。そのため一般的なデータ管理はExcelで行われることが多くなっています。

ただし大量のデータを取り扱う場合は動作が重くなるという難点もあり、より効率化を求める企業であれば、一般的な事務作業でもAccessを求める企業は多いでしょう。コンパクトなデータベースであればExcel、大量のデータを扱うデータベースであればAccessと使い分ける場合も多くあります。

Accessはどのような職種で用いられる？

Accessが利用されることの多い職種として、データを大量に扱う事務職やデータベースエンジニアが挙げられます。この2つの職種の仕事内容を、簡単に説明します。

事務職（一般事務、営業事務）

一口に事務職と言っても、仕事の内容的には大きく2つに分けられます。企業全体および担当部署などの事務作業を担う一般事務と、営業職の事務仕事をサポートする営業事務です。

どちらも働く場所は企業の事務所が基本で、一般事務であれば来客対応や電話受付、各種資料の作成やデータ集計などが基本業務になります。

営業事務の場合は営業に必要な資料を作成したり、営業職がスムーズに営業をしやすいよう配慮してスケジュール管理や事前準備を行ったりします。ただし、企業によっては営業に近い業務を行うこともあります。

データベースエンジニア

データベースエンジニアは、その名の通りデータベースに関する業務を専門に扱う職業です。仕事内容は、主にデータベースを活かしたシステムの設計から開発、運用までを担います。

IT・Web業界のフリーランスエンジニア向けエージェントフリーランスハブ（2021年5月27日時点）を見ると、Accessのスキルを持つデータベースエンジニアの案件は、製造業のシステム開発や学習塾運営企業のデータベース統合などさまざまな分野のものがあります。

データベースエンジニアの取り扱うデータは非常に大きなものになるため、企業のニーズに合わせて、より便利で役立つシステム開発技術が求められます。また、データベースエンジニアの場合はSQLやC#、Javaなどのプログラミング言語スキルも、併せて求められることも多くなっています。

Accessの「メインオブジェクト」って？

Excelを使い慣れている人にとって高いハードルに感じてしまいがちなのが、Accessにおける「オブジェクト」とよばれる“物体”もしくは“対象”の扱い方であると言えます。

AccessはExcelのように数値や文字をシートに直接記載して利用するのではなく、フォームやテーブル、クエリなどのオブジェクトを利用して操作を行います。それぞれのオブジェクトがさまざまな機能を持っているため、条件を指定しての抽出を非常に素早く、効率的に行うことができます。

Excelでは情報を入力してから機能を使ってデータ化し、難しい関数を使って必要な情報を抽出するというワークフローになりがちです。一方のAccessでは各種機能を使ってデータを格納および蓄積し、必要な情報のみ抽出するという流れを実現することができるため、データ管理に特化していると言えます。

Accessでデータ管理を行う際ほぼ必ず使われるオブジェクトを、メインオブジェクトと呼びます。メインオブジェクトには「テーブル、フォーム、クエリ、レポート」が挙げられます。また、データ入力をサポートする自動化オブジェクトとして「マクロ、モジュール」があります。

モジュールはMicrosoft製品用のプログラミング言語であるVBAが使われます。Excelではマクロを動かすためのVBAという認識になりますが、Accessの場合はマクロとVBAの関係性が少し変わります。

そのためAccess向けのVBAスキルをAccess VBA、Excel向けのVBAスキルをExcel VBAと呼び分けることもあります。

VBAについては､｢VBAでできる仕事とは？勉強方法や将来性も解説｣の記事もチェックしてみてください｡

必要な関連スキルは「SQL」と「VBA」

Accessは大量のデータを取り扱うソフトウェアであるため、一人ではなく複数人で取り扱うことが多くあります。また、場合によっては他のサービスとの連携が必要であったり、複雑な操作でデータを探したりしなければならないこともあります。

それらの操作を効率的に行うために必要なのが、データベース言語であるSQLと、業務自動化のためのVBAです。

データベースには大きく分けて、ツリー上のまとまりでデータを格納する階層型、格納したデータを網状に紐付けるネットワーク型、ファイルのようにデータを表でまとめて格納するリレーショナル型の3つのタイプがあります。

Accessはリレーショナル型と呼ばれるデータベースで、あらかじめ入力する情報の形を指定し、表にまとめて格納していきます。現在多く使われているデータベースはリレーショナル型が主流となっており、Access以外にはOracle、MySQLなどがあります。

データベースを動かすSQLはリレーショナル型データベースに格納されたデータを操作するための言語であり、あらゆる情報がデジタルデータ化している現在において、非常に需要が高まっている言語です。

SQLの真価が発揮されるのは熟練度が上がってから

Accessのデータ操作はクエリでできるのでは？と思ってしまうかもしれませんが、オブジェクトのクエリはマウスでドラッグしながら操作を決めていくため、複雑な操作をする際は逆に使いづらくなってしまうという面があります。

複雑な操作をする場合は、クエリではなくSQLを使ってプログラムを作成します。それによりクエリでは難しい作業もSQLでできるようになり、より希望通りのシステムを作ることができるようになります。

SQLについては､｢SQL関連の仕事は？活用する主な職種と言語習得のメリット｣の記事も参考にしてください。

なぜAccessを使える人はこうも少ないのか？

パソコンの基本や使い方を覚える際、まずは実用性の高いソフトウェアから学び始め、実践に活かせるまでスキルを磨いていくのが通常のスキルアップ方法であると言えます。その際、実用性が高いソフトウェアとして選ばれるのはWordとExcelが圧倒的なのではないでしょうか。

現在、一般的な企業の事務作業はほぼWordとExcelがあればできてしまいます。そのためデータベースについて学ぶ必要が発生しない限り、Accessを学ぼうと思う人は少ないと考えられます。またExcelの操作に慣れると、テーブルやフォームを作成してから入力するAccessの操作が難しく感じられる傾向にあります。

もしAccessを学ぼうと思っても、どうしても業務で必要なものでなければ挫折し、諦めてしまう人も多いようです。

ExcellにAccessのプラスワンスキルがあれば求職活動に有利

多くの情報がデジタル化している現在、顧客名簿や商品データなど大量のデータを、より効率的に処理して欲しいと考える企業は増えています。

そのため、Excelだけでなくデータベースに特化したAccessを使って業務効率を上げられる人材は、今後もたくさんの需要があるでしょう。

使いこなせる人が多くないAccessのスキルと知識があれば、事務職やデータベースエンジニアなどを始めとしたさまざまな職業で、他の人と差をつけるのは難しくないと言えます。

Accessの学び方

Accessを学ぶなら、まずはAccessのソフトウェアを入手する必要があります。現在はMicrosoft365か買い切り型のOffice製品を持っていれば、Accessランタイムを無料で使うことができます。

ただしランタイム版はフォームなどのカスタマイズがほぼできないため、スキルアップしてきたら製品版を手に入れてじっくり取り組むのが良いでしょう。

Accessを手に入れたら、次はインターネットや書籍でAccessの使い方を学びましょう。使いこなせる人は多くないAccessですが、学ぶための情報や書籍は豊富にあります。まずはデータベースに関する知識やAccessの操作方法オブジェクトの使い方など、基礎からしっかりと学んでいきましょう。

参考の情報を見ながら一通り自分でできるようになったら、次はAccessを使って簡単なデータベースからレポート作成まで行い、少し複雑な作業にもチャレンジしてみましょう。

実践的に学べるとなお良いので、知人や知り合いがお店をやっているなら、在庫管理のデータベースなどを作らせてもらっても良いかもしれません。あとは少しずつレベルアップが図れる作業にチャレンジしながら、スキルアップしていきましょう。

可能であればExcelや他のシステムとAccessを組み合わせて使ったり、ExcelとAccessを業務に合わせて上手に使い分けたりするスキルまで身に付けると、受注できる案件や関われる業務の範囲が広がります。

Accessは環境構築不要で始めやすいのが魅力

Accessはデータベースソフトウェアですが、魅力的なのは“アプリケーション型”であることです。MySQLやOracleなどはデータベース機能のみのため、データベースとして活用するには環境構築が必要です。

しかしAccessは開発環境や実行環境まで整ったソフトフェアアプリケーションのため、インストールすればすぐに利用を始めることができます。

IT関連の新しいスキルを身に付けたいけれど、環境構築が難しくて挫折してしまう人は多いものです。Accessならそれらの知識やスキルがなくても簡単に学び始められるため、非常に魅力的だと言えるでしょう。

Accessの資格取得を目指そう

Microsoftには「マイクロオフィススペシャリスト（MOS）」という認定資格があり、その試験科目にはAccessも含まれています。認定があれば転職の際のアピールポイントにできるため、基本的なスキルと知識がしっかりと身に付いているかの確認も兼ねてMOS資格取得を目指してみるのも良いでしょう。

結局開発で使われるのはどっち？

現在、Accessを始めとしたデータベースの需要は非常に高まってきています。しかし企業内システムでExcelを使うかAccessを使うかはデータの量や質、何人で利用するのかなどの目的に合わせて変わってきます。

ポイントとしては、自由にカスタマイズをしたいのであればExcel、大きなデータを取り扱うため速さが欲しいと言う場合は、データベースに特化したAccessが選ばれることもあるでしょう。

ただしAccessはデータベースのファイルサイズが2GBまでとなっているため、場合によっては他のデータベースとの連携も視野に入れる必要があるでしょう。

Accessの方がセキュリティ面での安心感が高いと言えますが、Excelの方がカスタマイズや修正が容易なため、最終的なコストはExcelの方が抑えられるという場合もあります。開発にどちらを使うかは、企業の目的に合わせて適切な方を選ぶことになるでしょう。

Accessの将来性は？

さまざまな情報がデータ化している現在、企業の持つデータに関わらず、WebやSNSでアップされる情報まで非常に大切なデータのひとつとして収集、活用される傾向にあります。

そのためデータベースを扱える人の需要はさらに増えると見られています。ソフトウェアのインストールだけで簡単に利用できるAccessは、手軽かつ本格的なデータベース、もしくはExcelや他のデータベースと連携させた大規模システムの一部として、今後も求められ続けるでしょう。

Accessを身に付けてさらなるステップアップを目指そう

事務系職業としてのステップアップや、エンジニアを含めた転職および独立を考えるなら、Excelに加えてAccessのスキルと知識を身に付けると、選べる案件が増える可能性があります。

Accessならプログラミング知識がなくても、使い方さえ覚えればデータベースを活用した業務が可能です。企業の顧客管理や在庫管理などのデータ管理を始め、データベースを使ったシステム開発まで、Accessを使ってできることを増やしていきましょう。