NEW VBAで仕事を劇的効率化!学び方や実践例と将来性について

8ヶ月前

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パソコンを使った事務作業・データを取り扱う作業をしていると、マクロやVBAという言葉を耳にする機会があるのではないでしょうか。

話の内容や流れなどから、エクセルで使われる難しいけど便利な機能…と認識している人も多いかもしれませんが、難しいようでいて実は非常にシンプルな、比較的簡単に取り入れられる業務効率化の「仕組み」のことを指しています。もちろん取り入れようと思えば、誰にでもすぐに取りかかることが可能です。

今回はVBAを学んでできることや仕事での役立て方、VBAの将来性やこれから身につけるための勉強方法などをご紹介します。

VBAとは?

VBA(ブイビーエー)はVisual Basic for Applications(ビジュアルベーシック・フォー・アプリケーションズ)の略で、Microsoft(マイクロソフト) のアプリケーションソフトであるExcel・Word・PowerPoint・Outlook・Accessで使えるプログラミング言語・プログラムのことです。

そもそもVB・Visual Basic(ビジュアルベーシック)という、Microsoftが開発し企業の成長を大きく飛躍させたプログラミング言語があるのですが、それをExcelやWordなどのOffice製品に特化させたものがVBAとなります。

VB自体の利用シーンは現在多くなく、今はマイクロソフトによるVBのサポートは終了している状態です。そのため現在はリニューアル版のVisual Basic .NET(VB.NET)として利用されています。

ExcelやWordなどのアプリケーションは種類によって扱うものが違うため、VBAの導入方法もまったく同じというわけにはいきません。そのためExcelで使われる場合はExcelVBA、Wordで使われる場合はWordVBAなどと呼ばれます。

基本的にVBAは、ExcelやWordなどの利用時によくある“同じ操作の繰り返し”などの操作を「マクロ」という機能で記録させ、自動化するために使われます。使いこなせれば非常に時短・効率化になるため、メリットはかなり大きいといえるでしょう。

多くの企業で利用されているExcelやWordだからこそ、VBAのスキルを持つ人は重宝される存在となる傾向にあります。

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10年後、事務仕事は消滅する!?VBAはなぜ企業で求められるのか

平成30年に発表された総務省「平成30年版 情報通信白書」によると、英国オックスフォード大学の試算では「10~20年内に労働人口の47%が機械に代替可能である」としています。

つまり、情報化社会への変化とAI(人工知能)の普及により、機械化することでわざわざ人を雇わなくてよくなるため“消える職業”が出てくる可能性がある、ということです。

単純に考えれば今仕事をしている人の半数弱が10~20年ほどで仕事を失ってしまう、ともとらえることができるこの試算ですが、“消える職業”の中にはExcelやWordを使う事務仕事なども含まれています。

現在事務仕事を担っている人にとっては非常に厳しい数字に感じますが、もちろんスキルを身につけることによって、長く求められる存在になることもできます。そのカギを握るのがVBAです。

VBAが企業で求められるワケ

毎日頑張って仕事をしているのに、全然評価されない…なぜだろうか、と悩む人は多いのではないでしょうか。実は評価されない理由は、企業の求める成果が出せていない、ということにあるのかもしれません。

もし3人中1人がとても早く正確に仕事をこなす人であれば、その1人が評価されるのはもちろんですが、他の2人がたとえ頑張っていたとしても「もう少し努力が必要」と評価されてしまうこともあるでしょう。

人には得意分野・不得意分野がありますが、同じ業務をおこなうのであればやはり正確かつ早く作業がこなせる方が、企業にとってはメリットとなります。

そこで仕事をミスなく時短し、効率化するために取り入れるべきなのがVBAです。もしかすると仕事が速いあの人は、もうVBAを取り入れているのかもしれません。

キーボード操作の時短・効率化であるショートカットの知識と同様に、知らないイコール努力が足りない、と評価されてしまう場面も往々にあることを心に留めておきましょう。

VBAの将来性は?

VBAはExcelやWordなどのMicrosoftアプリケーションのみで使えるもののため、今から学んでも遅いのでは…と思うかもしれません。しかしExcelやWordは日本をはじめ世界中のさまざまな企業で使われていて、現在も企業を運営していくうえで欠かせないものとなっています。

そのため数年以内に新しいものに置き換わっていくという可能性は高くなく、VBAを身につけることで今すぐにでも、多くの企業から業務効率化・自動化のための要員として求められる存在になると考えられます。

ただし、VBAのみを身につけただけでは活用できる場所はあまり多くありません。とくにフリーランスとして活躍したい場合はその他の言語やさまざまな知識を身につけ、VBAやその他幅広い対応ができるエンジニアとして活躍していくのがおすすめです。

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VBAが活きる仕事

VBAを活かせる仕事としては、Excelを使う一般的な事務作業員はもちろん、データや顧客情報などを取り扱う営業職や在庫管理などを担う生産管理職、さまざまな情報を把握する必要がある経理職などが挙げられます。

おしなべていうと、事務所でパソコン作業をする必要のある、すべての人に活用シーンがあるのではないでしょうか。

また、プログラマーやシステムエンジニアなどは業務としてコーディング作業以外にも、案件の詳細を記載した資料作成、複雑な計算などをおこなうこともあり、VBAを活用して時短・効率化する場合があります。

VBAはExcelやWordなどのMicrosoftアプリケーションがあれば作業が始められるので、コストを抑えやすいという面もあります。

VBAでできること

VBAはExcelやWordなどのMicrosoftアプリケーションを利用して、さまざまなシステム開発をすることが可能です。

多く利用される方法といえばやはり「同じ作業の繰り返し」が発生する場合の作業自動化です。ほかにもOutlookやAccessなど他のMicrosoftアプリケーションと連携させることによるデータ抽出や、簡単なゲーム制作も可能です。プログラミング経験者はもちろんですが、Excelなどを日常的に利用する一般事務員でも簡単に取り入れやすいのが大きな魅力だといえるでしょう。

VBA活用のメリット・デメリット

VBAはプログラミングであるため身につけるのは大変ですが、活用できるようになればかなりの時短となり、さらに手作業によるミスも防ぐことができます。大きなメリットはまさに「時短かつ確実な操作ができること」だといっても過言ではありません。

VBAやマクロを使ったことのない人は「手作業でよいのでは」と思うかもしれませんが、もちろん数十行・数十列くらいのデータであればそれも可能でしょう。しかし大きな企業で膨大な量の情報を扱うようになれば、やはりVBAがないと戦力にすらなりません。

VBAはExcelさえあれば特別な環境の構築が不要で、すぐに大量の作業を効率化できます。普段の業務スピードがもし3分の1になれば、余った時間で他の業務をこなせるほか、学びの時間に充て、さらなるスキルアップも可能。もはやVBAを学ばないメリットはないといえるほどです。

ただし「Excelさえあれば」という状況は、メリットですがデメリットにもなります。つまりMicrosoftアプリケーションのみでしか使えないため、導入していない企業では活用することができません。

Microsoftアプリケーションはまだまだ大きなシェアを誇っています。しかし現在はブラウザベースのサービスが充実してきているため、わざわざソフトの購入・サブスクリプションサービスの利用が必要となるExcelは使わない、という企業が今後増えてくる可能性は高いとみられています。

またOSのアップデートをした際のVBA・マクロの不具合もしばしば起こっており、対応できる人がいない場合は業務に大きな影響を与えてしまう可能性もゼロではありません。使い道が限定されているために、その他の言語に比べてサポートが弱い、というのも大きなデメリットだといえるでしょう。

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VBAで仕事はどこまでも便利になる!

例えばExcelと他のアプリケーションを連携させれば、Outlookのデータを使ってメールの自動一斉送信ができたり、AccessのデータベースからExcelに抽出したり、という操作も簡単になります。

ユーザーフォームという機能を使えばExcelのワークシート上に簡単な入力フォームを作ることができます。もし他の人が操作する場合でも入力フォームに入力すればよいだけなので、間違って大事な部分のデータを消されたり、うっかり改変されたりする心配もありません。

システムさえ作れば、新入社員が入っても同じように時短・効率化の作業を保てます。これは継続的な業務改善となり、VBAのシステム作りは企業にとって大きな資産になるともいえるでしょう。

VBAに向かない作業も

万能に見えるVBAですが、デメリットとしてデータが大きくなると処理速度が非常に遅くなるという面があります。そのためビッグデータを扱う作業や3Dを使ったゲーム制作などには向いていません。

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VBAを仕事に役立てる勉強法

VBAを身につけるならインターネットで初心者向けの勉強法をチェックするか、書籍や動画を参考にして学ぶのがおすすめです。もちろんオンラインスクールという手もあるので、理解しやすい方を選ぶとよいでしょう。

ExcelやWordなどがあればVBAの勉強は始められるので、実際に手を動かしながらまずは簡単なマクロ作成から始めてみるのがおすすめです。まずは自身の日常の業務を効率化・自動化してみましょう。

マクロ作成のコツがつかめたら、次はマクロを作成したときに記録されているコードを編集し、使いやすいように応用できるようになりましょう。実はここがVBAの第一歩。マクロ作成は簡単ですが、コードを書き換えて応用するためには基本の文法やメソッドなどを知り、本格的なプログラミング記述が必要です。

「もっと簡単になるよう、こうしたい」がうまくできるようになるまで、とにかくたくさんのコードを書いてみるのがおすすめです。

より効率的に学びたい場合、レバテックフリーランスなどのエージェントや求人サイトで実際にどんなVBAの求人が出ているかをチェックしてみるのもよいかもしれません。

実践で求められている案件を見ると、比較的専門性が低い求人でも、ネットワークやOSなどのしっかりした知識が必要であったり、Excel VBAの実務経験が必要だったりなど、まずは現在勤めている企業で成果を上げられるほどのVBA経験が必要なことが分かります。

これらをもとに、どのような部分を勉強すればよいか筋道を立ててみるとよいでしょう。

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VBAのセッティング、準備

ExcelやWordさえあれば始められるVBAですが、これから始めようと思ったらまずExcel自体の開発設定を有効にすることから始める必要があります。つまり最初のセッティングをしない限りは開発環境を表示するためのボタンが出ないので、まずは設定から始めましょう。

人が作ったマクロは非常に便利ですが、メールなどと同じようにパソコンがウィルスに感染してしまうリスクもゼロではありません。そのため、Excelのデフォルトの状態だとマクロは無効化されています。ですからまずはマクロを有効化する必要があります。

マクロを有効化するにはExcelのファイルを開き、オプションのトラストセンター(セキュリティセンター)を開きましょう。するとマクロの設定があるので、任意の項目をチェックします。こちらは開発タブを開いた後からは、表示される「マクロのセキュリティ」でも変更することができます。

次は開発タブを表示させましょう。開発タブは、ファイルや校閲などが並ぶ場所に表示されますが、デフォルトでは表示されていません。

まずはファイルのタブを右クリックしてリボンのユーザー設定を選び、リボンのカスタマイズ一覧の右欄にある「開発」にチェックを入れてOKします。すると開発のタブが表示されるようになります。

マクロを作成・使用するだけならこの状態で「マクロの記録」を使えば操作を覚えさえすれば、マクロを作成することができます。

ただしVBAの場合はVBE(ビジュアルベーシックエディター)を開き、マクロを作成・編集します。ほかにも変数宣言やタブ間隔、マクロを保存するためのファイル形式など、設定しておくべき項目はいくつかあるので確認して設定していきましょう。

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VBAプログラミングの流れと基本的な書き方

マクロのコードは「Sub 〇〇()」の行と、「End Sub」という行に実行する内容を挟む書き方が基本です。最初のSubの後の〇〇には任意で決めたマクロ名が入り、これをいくつか作ることで「このマクロを選ぶと、この作業をしてくれる」というような使い分けをおこないます。

まずはVBEを開き、挿入タブから標準モジュールを選び、コードを書くウィンドウを表示させましょう。そしてsubと半角スペース、その後に「初マクロ」など任意のマクロ名を書きます。

エンターを押すとマクロ名の名前の後に自動でカッコが入り、End Subという終わりのコードも記載されます。真ん中に1行空くので、そこに記載する場所や指示の内容などを入力します。

VBAでプログラミングをおこなう場合も記載方法は同じで、挟み込むための実行したい文字列を変更するだけです。初めはどのようなコードを書けばよいか分からないと思うので、マクロ機能で簡単に指示を記録し、その指示がどのようなコードで書かれているかチェックしてみるのがおすすめです。

記録したマクロの内容は開発タブの「マクロ」を開くと、任意の名前で登録したものが並んでいるのを見つけられるはずです。その中からコードを見たいマクロ名を選んで「編集」を開くと、そのマクロに指示した行動をするためのコードを見ることができます。

慣れてきたらそのコードを編集して応用してみるのはもちろん、自分で一からコードを書いてみましょう。目的通りにうまく動けば、VBAによるプログラミングができたことになります。

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VBAで実績を上げてキャリアアップを目指そう

VBAはMicrosoftアプリケーションを使った作業をするならぜひ身につけておきたいスキルです。VBAを習得することにより、現在の仕事の効率化・自動化を進めることができ、社内での評価やキャリアアップはもちろん、自身のさらなるスキルアップにもつながります。

レバテックフリーランスによると、VBAエンジニアの平均年収は720万円となっており比較的高めであるといえるでしょう。しかしフリーランスであればなおさら、身についているのがVBAスキルだけでは高単価案件を多く受注することは難しいとみられます。

高単価案件を受けるには、VBA以外の言語がいくつか使えることや、クライアントへのヒアリング・指示書の作成など上流工程の実務経験があることが重要です。

あわせてスキルを習得するなら、VB.NETやGoogleのサービスをカスタマイズできるGAS(ガス)・Google Apps Script(グーグルアップススクリプト)などを学ぶと幅広い作業に対応できるためおすすめです。

スキルがあれば副業もできる!

もし思い通りにシステムを作れるほどVBAが身につけば、副業として案件を受け、収入を得ることも可能です。フリーランスはもちろん会社員として働いている場合でも、企業の方針として副業OKなら、VBAを活かした副業を検討してみるとよいでしょう。

ただし副業は「本業以外の時間を使った仕事」となるため、どうしても“本業より短い時間で”“自宅で作業”などといった制約のある働き方が多くなります。そのためVBAを使いこなせるスキルはもちろん、オンライン会議やチャットでのコミュニケーション、疑問・質問などを的確に伝えられる力、などVBA以外のスキルも必要になります。

副業案件を獲得する方法は?

VBAといえば会社に足を運んでじっくり取り組む…というイメージがある人も多いかもしれません。しかし在宅での取り組みが可能な数万円ほどのコンパクトな副業案件も、実は需要が多い傾向にあります。副業案件を獲得する方法としてはクラウドソーシングサイトで探す、エージェントを利用する、知人に紹介してもらうなどが有力です。

もちろんシーズンやタイミングによって案件が多い時期・少ない時期などがあるため、自身の希望に合った案件が見つかるまで根気よく探し続けましょう。

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業務効率化とプログラミングスキルを同時に手に入れよう

「スキルアップのためにプログラミングを学びたい」と思っても、日常で使う機会が少なければ身につきにくく、挫折してしまいがちです。でもVBAならいつもの作業を自動化できるため、少しずつ学んで導入して…を繰り返せば身につきやすく、目に見える成果も得られます。

まだまだ需要の多いVBAは、今から学んでも遅いということはなく、むしろステップアップのためのきっかけになる可能性もあります。ぜひ気軽にチャレンジして毎日のルーティンワークから抜け出し、理想の仕事環境を手に入れましょう!

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