領収書の保管期間はいつまで？個人事業主向けに管理方法を紹介

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この記事のまとめ

• 領収書の保管期間は、法人であれば原則7年、個人事業主は白色申告なら5年、青色申告なら7年だが、状況によって異なる
• 領収書は、紙であればファイリング、電子データであれば電子帳簿保存法に基づいた適切な方法で保管する必要がある
• 領収書を適切に保管しないと追徴課税、青色申告の取り消し、仕入税額控除の不適用などのリスクがある

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個人事業主や法人経営者にとって、領収書は大切な書類の一つです。領収書には保管期間が定められています。しかし、領収書はどれくらい保管すれば良いのかは一般的には分かりにくいものです。

本記事は領収書を適切に管理するため、ケース別の保管期間や管理方法、守らなかった場合に起こるリスクなどを紹介します。領収書の保管について不安がある方は、ぜひ参考にしてみてください。

領収書を保管しておく理由

個人事業主やフリーランスには、確定申告で計上した経費の領収書を保管する義務があります。

そもそも、領収書とは金銭の受け渡しの証明書類であり、経費としてお金を利用したことを証明するものです。法律で保管期間が明確に定められていて、保管していない場合は経費として認められなくなる恐れがあります。

領収書の保管期間は？

領収書の保管期間は、法人か個人かで異なります。最初に、法人の場合の保管期間を紹介します。

法人の場合の保管期間

法人の場合、領収書は原則として7年間保管する義務があります。ただし、繰越控除を利用する場合は10年間です。繰越控除の有無で保管期間が10年間に延びるため、年ごとに保管期間を確認するようにしましょう。

個人事業主の場合の保管期間

個人事業主やフリーランスは、確定申告の種類によって領収書の保管期間が変わります。ここからは、白色申告事業者と青色申告事業者の保管期間を解説します。

白色申告事業者

白色申告事業者の領収書の保管義務は、原則として5年間です。ただし、白色申告事業者でも、消費税納税義務があり、仕入税額控除を行う場合は7年間保管します。

白色申告事業者は青色申告事業者よりも保管期間が短く、確定申告の仕組みも分かりやすいのがポイント。領収書をシンプルに管理したい方におすすめです。

青色申告事業者

青色申告事業者の領収書の保管期間は原則として7年間です。ただし、繰越控除を受ける際は法人と同様10年間となります。繰越控除のケースについては後述します。

また、青色申告事業者でも前々年分の所得が300万円以下なら、保管期間は5年間です。保管期間の数え方も後述します。

青色申告と白色申告の違いについては､｢青色申告と白色申告の違いは？メリット・デメリットをわかりやすく解説｣の記事でも役立つ情報を紹介しています。

領収書の保管期間の数え方

領収書の保管期間の起算日は、「費用を支払った日付」ではありません。確定申告書の提出期限の翌日が起算日です。

そのため、2022年の7月に経費として領収書を受け取った場合の起算日は2023年の3月です。この日から5年間もしくは7年間保管する必要があります。

確定申告書は、基本的に1月1日から12月31日までの分を3月に提出します。ただし、事業年度の最終日によって確定申告書の提出期限も異なるため注意しましょう。

状況によって保管ルールが異なる

領収書の保管期間は、個人事業主の確定申告や取引の状況によってルールが変わります。ここからは、例外について紹介します。以下の状況にある場合は、確定申告前に確認しておきましょう。

1.仕入税額控除を受ける場合

仕入税額控除とは、仕入れにかかった消費税を差し引いて納税することです。

仕入税額控除を受ける場合、白色申告事業者も青色申告事業者も領収書を7年間保管する義務があります。これは、消費税法で「仕入れに関する領収書の保管期間は7年間」と定められているためです。

ただし、額面が3万円未満の領収書は保管義務がありません。このときは通常の期間保管します。

2.欠損金の繰越控除を受ける場合

青色申告の場合、赤字分を次の事業年度に繰り越せます。欠損金の繰越控除という制度です。

欠損金の繰越控除を受けるときは、領収書の保管期間が10年間に引き延ばされます。青色申告事業者は繰越控除を利用する可能性があるので、他年度の領収書と区別がつくように保管してください。

3.電子取引を行う場合

電子取引を行っている方は、領収書の保管に悩む可能性があります。電子取引の領収書の保管期間は、基本的に紙の領収書と同じです。データ保管でも同じなので、難しく考える必要はありません。

ただし、ウイルスや機器の故障でデータが破損すると、保管していた領収書のデータが消える恐れがあります。領収書データのバックアップや紙面への出力をしておくと、こうしたトラブルにも対処できるでしょう。

電子化については､｢領収書の電子化が義務に？紙の書類をデータ化する方法やメリットを解説｣の記事でもまとめているので興味のある方はご覧ください｡

保管期間を守らなかった場合

領収書の保管期間を守らなかったり、領収書を紛失したりした場合のリスクや罰則について解説します。トラブルに巻き込まれないよう、領収書管理は徹底してください。

1.追徴課税が発生する可能性

領収書を紛失・処分したあとに税務調査が行われると、追徴課税が発生する恐れがあります。

税務調査とは、確定申告の内容に間違いがないか確認をするために、税務署が訪問する調査です。毎年正しく確定申告をしている個人事業主も、税務調査の対象となる可能性があります。

税務調査官は、最長で7年分遡って調査ができます。税務調査に対応するためにも、7年間の領収書の保管は欠かせません。

2.青色申告が取り消される可能性

領収書を正しく保管できていないと、青色申告が取り消される可能性があります。

青色申告は、税務調査において書類の提出を拒否したり、帳簿を作成していなかったりすると取り消されます。領収書を不適切に保管している場合も同様です。青色申告が取り消され、特別控除等が利用できなくなると、その分の税金を追加で納めないといけません。

3.仕入税額控除が受けられなくなる

領収書の不適切な保管により、仕入れ税額控除が受けられなくなる可能性もあります。

消費税の納税義務がある法人や個人事業主の場合、仕入税額控除が受けられます。ただし、この控除を受けるには領収書の保管が欠かせません。また、領収書と合わせて適切な帳簿の作成も義務付けられています。

仕入れ税額控除を利用したいときは、領収書の保管だけでなく帳簿にも気を配りましょう。

領収書とは？

領収書とは金銭を支払った事実を証明するものです。以下の項目が記載されていれば、レシートでも代用できます。

• 日付
• 購入したものの名称
• 購入したものの金額
• 購入した場所（相手）

この4点が明記されているものでないと、経費の証明として認められません。

また､｢業務委託の請求書の書き方とは？フリーランスが知るべき作成の注意点を解説｣の記事では請求書について紹介しています｡

領収書を正しく保管・管理する方法

領収書の管理方法に悩んでいる方も多いでしょう。ここからは、領収書を正しく保管・管理する方法を紹介します。

紙の領収書の保管・管理

紙の領収書は、そのまま原本を保管するか電子データにして保管するかの2つの方法があります。

原本を保管する場合は、サイズが異なるためファイリングによる保管がおすすめです。あとから見返しやすくなるでしょう。また、年度ごとにファイルを分けておくと、領収書の処分時や税務調査時に役立ちます。

電子データの領収書の保管・管理

電子領収書の保管は、「電子帳簿保存法」により保管要件が定められています。電子データ化すると管理が楽になりますが、紙の書類よりも細かいルールが定められているため注意が必要です。

なお、2024年からは、電子取引で受け取った請求書は電子データで保管することが義務付けられました。電子データはコンピュータトラブルによりデータが消失するリスクがあります。このリスクに備えるために、バックアップを定期的にとりましょう。

電子帳簿保存法について知りたいという方は､｢電子帳簿保存法とは？対応する書類や正しい処理の仕方をわかりやすく紹介｣の記事もおすすめです｡

領収書がない場合は？

「領収書が紛失した」「そもそも発行されなかった」などで、領収書がないケースもあるでしょう。

領収書は、再発行を依頼できる可能性があります。商品やサービスを購入してから日が経っていないときは、発行元に連絡してみましょう。

また、再発行ができなくても、レシートやクレジットカードの控え、出金伝票などで代用が可能です。ただし、領収書に必要な4項目がすべて明記されていないと、代用品としては認められません。

保管期間が終了した領収書の処分

保管期間が終了した紙面の領収書を処分するときは、そのまま燃えるゴミには出さないでください。シュレッダーにかけたり切り刻んだりして、内容が読めないようにしてから処分しましょう。

電子データで保管している場合は、復元できないようにして削除します。クラウドストレージやファイルサーバーが提供する削除方法に従いましょう。

領収書には情報が多く記載されています。不適切な処分により情報が流出すると信用を失うので、注意が必要です。

まとめ

本記事では、領収書の保管期間や保管方法について解説しました。確定申告を行う個人事業主やフリーランスは、領収書の保管と管理が欠かせません。

ただし、確定申告やその他の状況によって、領収書の保管期間は変わります。自分がどのような状況なのかしっかり確認し、正しく領収書を保管しましょう。