領収書の電子化が義務に？紙の書類をデータ化する方法やメリットを解説

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この記事のまとめ

• 電子帳簿保存法により、2024年1月1日から電子取引で受け取った領収書の電子保存が義務化された
• 領収書の電子化によって、紙の領収書もスキャナ保存の要件を満たせば電子化でき、原本を破棄することが可能になる
• 領収書の電子化によって管理コスト削減、検索時間の短縮、業務効率化などのメリットがある

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2024年1月から改正電子帳簿保存法（電帳法）が施行されます。これにより、電子取引データの電子保存が義務化されました。今回の改正は電子取引データについての規定ですが、もともと電帳法は帳簿関係書類を「電子保存しても良い」という法律です。

本記事では、領収書類を電子化する方法やメリットを解説します。義務化されるポイントにも触れるので、気になる方はぜひチェックしてください。

紙で受け取った領収書の電子化について

取引データの電子保存が義務化されました。それにより、紙の領収書も電子化して保存・管理しやすくなりました。はじめに、紙の領収書を電子化する方法、電子化後の領収書の取り扱いについて解説します。

スキャナ保存の要項

国税庁の資料を参照し、紙の領収書を電子化する「スキャナ保存」に求められる要件を確認しましょう。

読み取る機器には規定がありません。コピー機やスキャナ付き複合機、デジタルカメラやスマートフォンなどが使用可能です。

ただし、取り込む画像データについては最低条件が規定されています。解像度は200dpi以上、256色8ビット以上です。また、グレースケール、いわゆるモノクロの画像は領収書などの重要書類には認められていません。

例外的に検収書や注文書などの「一般書類」に分類されるもののみ、グレースケール画像による保存が認められています。加えて、取引年月日での検索機能も必要なので、タイプスタンプの付与も必要です。

スキャンする方法

紙の領収書をスキャンする際、スキャニング機能の付いた複合機を利用することが多いでしょう。複合機を使って領収書をデータとして取り込みます。

スマートフォンやタブレットの場合はカメラアプリを使って撮影します。スマートフォンは場所を選ばずスキャニングができて便利です。

取り込んだデータは業務のシステムと連携して、サーバーやクラウドなどしかるべき保存場所に保管します。

電子化後、原本は破棄しても問題ない

一定条件を満たした電子データが保存されていれば、紙の原本は破棄して構いません。

解像度や色などが基準を満たしていて、書類発行から2ヶ月＋7営業日までに電子化したデータが対象です。加えて、記録した領収書や契約書と対応する帳簿が紐づいている必要があります。

また､｢業務委託の請求書の書き方とは？フリーランスが知るべき作成の注意点を解説｣の記事では請求書の書き方について紹介しています｡

領収書を電子化するメリット

領収書を紙のまま処理する場合と電子化する場合では、作業量、運用面から大きな違いが生じます。ここでは、電子化するメリットを見ていきましょう。

管理コストが削減できる

電子データは場所をとりません。

法律では、紙でも電子でも5年から10年の保存が義務付けられています。電子ならハードディスクやクラウドにデータを保存できますが、紙の場合は膨大な量になるでしょう。ファイル化したり保存用のキャビネットを用意したり、整理整頓にもひと苦労です。

また、紙での保管は、常に紛失の危険が伴います。電子データで保管することで、紛失予防に必要なコストも削減できるでしょう。

検索に時間を要さない

領収書を電子保存にすると、検索時間を削減できるのもメリットです。

紙の管理では、膨大な領収書から目的のものを探し出すまでに時間がかかります。電子データはキーワードや日付で素早い検索が可能です。業務の生産性向上が期待でき、時間の節約につながるでしょう。

経費の精算業務をデジタル化できる

ITシステムを導入して従業員が領収書を経費として請求する際に、データ申請できるフローを確立しましょう。そうすることで、経費の精算業務自体をデータで確認・承認できます。手作業によるヒューマンエラーが減少し、業務がスムーズになるでしょう。

また、システムを使って処理すると、経費の透明性が向上します。管理者がリアルタイムで支出を把握できる点も魅力です。

さらに、紙の領収書の取り回しや保管の手間が軽減され、会社全体での業務効率の向上にもつながるでしょう。

決算を早期化できる

企業では、月末精算翌月払いの申請フローが導入されています。月末に領収書が集まり、月末から翌月初にかけて経理担当者の仕事量が増える傾向があります。経理担当者にとっては大きな負担でしょう。

領収書を電子で運用すると、月末処理業務の負担を軽減できます。業務効率が向上してミスやトラブルが減り、決算の早期化にもつながるのがメリットです。

領収書を電子化する上で知っておきたいこと

紙から電子データに移行するにあたって、いくつか知っておきたいことがあります。主に業務フローが変わることや導入されるシステムについて注意が必要です。

業務フローに慣れる必要がある

紙での処理から電子処理になると、業務フローも変更されます。

申請や承認の仕方が変わるので、経理担当者はもちろん、従業員全体が新しい手順を知っておかなければなりません。紙の領収書をどのように電子に取り込むのか、ファイル形式は何か、システム上で入力する項目は何かなどを周知しましょう。

経理内での研修や従業員向けの講習も開催すると効果的です。業務フローに慣れるまでは、従業員向けの問い合わせ窓口を用意しておくとより良いでしょう。

導入に費用と時間がかかる

領収書や契約書などの重要書類を電子化して保存するには、ITシステムの導入が必要です。スクラッチでシステムを組むケースや、電子帳簿保存法に向けた既存システムを利用するケースがあります。いずれも費用と時間がかかるでしょう。

加えて、新たにスキャニング用のコピー機や複合機の導入が必要になる可能性もあります。

電子帳簿保存法の電子保存要件について

2022年1月1日より施行された改正電子帳簿保存法で、電子データに求められる保存要件が変わりました。ここからは、法律の概要を振り返りつつ、データの電子保存に関する条件や取り扱いなどを紹介します。

帳簿や決算書類のデータ保存を認める法律

電子帳簿保存法は、企業や法人が財務関連の情報を電子的な形式で保存するための法律です。この法律に基づき、電子帳簿は原本と同等の法的効力を持ちます。情報は特定の期間、法的要件に準拠して保管し、税務申告や監査の際には提出が求められます。

この法律は3つの制度から成り立ちます。電子的に作成された書類をデータとして保存する電子帳簿保存制度、紙の書類をデータ保存するスキャナ保存制度、メールやメッセージなどで受け取った情報をデータ保存する電子取引制度です。

領収書の保管期間は5年から10年

領収書の保管期間は、法人と個人事業主で異なります。法人は法人税法、個人事業主は所得税法と別々の法律に依拠するためです。

法人は、7年間の保管が義務付けられています。7年間は事業年度最終日から2ヶ月経過した翌日からの計算です。

個人事業主は青色申告なら7年間、白色申告なら5年間の保管が義務です。ただし、青色申告で赤字決算の場合は10年間の保管が求められます。

また、紙と電子データで保存期間の違いはありません。

2022年に改正された内容

電子帳簿保存法は、2022年1月に改正されました。大きなポイントは、電子取引における電子データ保存が「義務規定」として、すべての事業者に義務付けられた点です。

ただし、義務規定には2年間の猶予が設けられています。猶予期間の期限は2023年12月31日です。猶予期間は電子取引による国税関係書類の電子保存は任意と規定されています。

その他のポイントとしては、電子帳簿保存制度とスキャナ保存制度の保存要件が緩和されたことがあげられます。具体的には、税務署長による事前承認の廃止、タイムスタンプの不要化などです。

2023年以降は領収書の電子化が義務化された

2022年に改正された電子帳簿保存法で、電子取引の電子データ保存が2024年1月1日から義務化されました。この法律は、原則としてすべての事業者が対象です。

2年間の猶予が設けられた理由として、システム導入や現場担当の業務対応などに時間がかかることへの配慮があげられます。

猶予期間中は電子取引された領収書を印刷して紙で保管していても認められましたが、2024年1月1日からは電子化による保存が必須となりました。

電子帳簿保存法については､｢電子帳簿保存法とは？対応する書類や正しい処理の仕方をわかりやすく紹介｣の記事もチェックしてみてください｡

領収書の電子化を進めるためのポイント

電子帳簿保存法で電子取引の電子データ保存が義務化されたとはいえ、紙で受領した領収書を紙のまま保存しても法的には問題ありません。しかし、業務フロー上、すべての領収書を電子化した方が効率的といえます。

ここからは、電子化を進めるポイントを解説します。

業務フローを社内担当者で共有する

最初に、紙で発行された領収書をスキャナ保存するための必要要件を確認しましょう。解像度や色数などのスペックの規定、検索やタイムスタンプなど保管するにあたっての条件など、電子データとして認められる要件を満たす必要があります。

その上で、紙を電子化する業務フローを社内担当者間で共有するようにしましょう。研修会の開催も効果的です。機械が苦手な従業員に向け、実践形式で練習できる場を用意すると、より理解が深まります。

専用の会計・管理システムを導入する

2024年から電子取引の電子保存が義務化され、多くの企業が会計システムや管理システムを導入しました。

これらのシステムには、紙の領収書を電子データとして管理する機能が付いていることがあります。社内の業務フローは統一した方が効率的です。領収書を処理する従業員や経理担当者の負担を軽減するためにも、紙の領収書を管理できるシステムを検討しましょう。

まとめ

2024年1月1日から、電子取引による領収書の電子化が義務化されました。領収書を電子データと紙の両方で管理すると、業務効率化は遠くなります。電子帳簿保存法の改正にあわせて、電子で完結する領収書管理を心がけましょう。