経費の勘定科目一覧｜個人事業主の按分方法や節税対策なども解説

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この記事のまとめ

• 勘定科目とは経費を分類する項目であり、経費の管理や確定申告に役立つ
• 経費の勘定科目には、旅費交通費、会議費、消耗品費、給与賃金、水道光熱費、地代家賃などさまざまな種類がある
• 個人事業主は事業用とプライベート用の按分計算が必要であり、経費を適切に計上することで節税にも繋がる

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会社の経理担当者や個人事業主は、年度末に経費の計算が必要です。このとき、各勘定科目がどのような費用を扱うかをしっかり把握できていれば、経費の分類が楽になるでしょう。

本記事では、勘定科目の概要や一覧、個人事業主の経費の按分例や節税方法を紹介します。これから経費の仕分けを行う方、経費について知りたい方はぜひ参考にしてください。

勘定科目とは

勘定科目とは、経費を分類する項目です。「何にお金を使ったか」を分かりやすく分類するのが目的です。たとえば、仕事で出張に出た場合の交通費は「旅費交通費」に分けられます。

勘定科目は取引内容や管理設定によって決められ、ある程度自由度の高い設定が可能です。

税金管理に使用する

各経費を勘定科目別に分類しておくと、経費の管理や確定申告に役立ちます。

確定申告の時期は短く、経費の分類を1から始めるとかなりの時間を費やしてしまいます。定期的に経費を科目を分類することで、確定申告のときの処理の負担を少なくできるでしょう。

確定申告については、｢業務委託契約の税金｜所得税・住民税の概要や確定申告の方法とは｣の記事もチェックしてみてください｡

売上原価との違い

売上原価は経費とは異なります。

売上原価とは、販売目的で仕入れた商品や製品、販売商品の製造にかかった費用です。仕入れ原価とも呼ばれます。経費は、事業で売上や収入を得るためにかかった費用全般を指します。

売上原価は販売する商品を生み出すための費用であり、経費は販売するための事業を継続させるための費用といえるでしょう。

勘定科目の一覧

ここからは、経費の勘定科目を説明します。科目の種類を知ることで、経費の分類がスムーズに進むでしょう。

旅費交通費

旅費交通費とは、業務に関する出張や移動で発生した高速代や電車賃、バス、タクシー代などの交通費用です。出張で発生した宿泊費や出張手当もこの科目に含まれます。

プライベートと事業用との区別が難しい使い方をした場合は、経費として使用した証明ができるようにしておきましょう。

会議費・交際費

会議費・交際費とは、事業の業務遂行にあたり使用した接待費用です。食事の飲食費用や贈答用の手土産購入費用、会議中に必要になったお茶菓子やお弁当などの飲食費用など多岐にわたります。取引先の送迎にかかった費用も交際費として勘定します。

公私混同しやすい勘定科目となるため、税務署からのチェックが厳しい項目のひとつです。

消耗品費

消耗品費とは、ペンやコピー用紙などの文房具や机、椅子などです。使用可能期間が1年未満、または費用が10万円未満であれば、消耗品として認められます。そのため、PCやタブレット、デジカメなどの電子機器も対象となるでしょう。

青色申告者の場合、一定条件を満たすことで30万円未満の資産も消耗品として計上できます。

給与賃金

給与賃金とは、従業員への給与や賃金、賞与などです。一部、退職金を含む場合があります。お金だけでなく、現物支給となりやすい制服や帽子などの被服や食事もこの科目に当てはまります。

ただし、配偶者や身内への給与は、一定の要件を満たした場合以外は給与賃金として計上できません。

水道光熱費

水道光熱費は、事業で使用した水道代やガス代、電気料金などです。エネルギーを生み出す費用であり、ストーブに使う灯油代も計上できます。

自宅を事務所とする場合、プライベートで使う分も含まれるため、水道光熱費の全額を計上することはできません。事業用とプライベート用を分けるための計算、按分が必要です。光熱費の按分については後述します。

地代家賃

地代家賃とは、事業で使用する事務所の家賃や共益費、駐車場などです。その他に、事業で借りた土地の賃借料や20万円未満の敷金や礼金も地代家賃として計上できます。ただし、事務所を変えて敷金が戻った場合は、「雑収入」で計上します。

また、自家用車の駐車場を事業用に使用する際は、事業用に使う頻度の割合で分割して算出します。

荷造運賃

荷造運賃とは、販売した商品や製品の発送に関わる梱包費用や運賃です。荷造費用は、発送用の段ボールやテープ、紐などが対象です。運賃は、郵便書留や宅配便、船便、エアー便などの輸送運賃が該当します。

注意点として、段ボールやテープを大量に購入して余った場合、未使用分は経費として計上できません。都度購入を心がけましょう。

仕入費用

仕入費用とは、販売するためにメーカーや卸業者から製品や商品を購入した費用などです。製品や商品の費用はもちろん、輸送に関わる費用や関税なども仕入費用に当たります。他の科目に混ざらないように気をつけましょう。

仕入費用に、最終製品を作るまでの人件費や保管費用、減価償却費を加えたものは売上原価と呼ばれます。

租税公課

租税公課とは、固定資産税や印紙税などの国や地方へ納める各種の税金や地方公共団体へ支払う交付金などです。ただし、住民税や所得税、国民健康保険料、交通違反金などは租税公課には認められません。計上の際に確認しておきましょう。

自宅を事務所にする場合、固定資産税は事務所として使用する専有面積を分割して計上が可能です。

広告宣伝費

広告宣伝費とは、会社や商品の告知広告をすることや不特定多数の消費者に向けて販売するために必要な経費です。新聞やテレビ、ラジオ、雑誌などへの広告費やプロモーション活動に使用した経費、商品の試供品なども広告宣伝費として計上できます。

類似の科目に「販売促進費」があります。これは販売促進をするために自らが顧客のもとに出向くときの費用を計上できる科目です。

通信費

通信費とは、事業を行うための通信にかかった費用です。切手やハガキ、電話料金、インターネット接続料などがこの科目に該当します。

事業で使用する携帯電話の利用料金も通信費に該当しますが、プライベートと同じ携帯電話を使用している場合は、利用時間の割合での按分が必要です。

福利厚生費

福利厚生費とは、事業で従業員を雇っている場合の従業員の生活や作業環境、医療などを目的とした費用です。健康保険や厚生年金の事業者負担分も含まれます。

慰安旅行費用や社宅家賃など、「従業員全員が公平に利用できること」「常識の範囲内での支出」であることが前提の科目です。

減価償却費

減価償却費とは、事業で取得した10万円以上の機械や車両などの固定資産に対して、それぞれの「耐用年数」で購入金額を分割して計上した経費です。

たとえば、20万円で購入したパソコン（耐用年数4年）は、購入した年に20万円を経費計上せず、毎年5万円を4年間にわたって計上します。

車両費

車両費とは、社用車に必要なガソリン代や車検代などの費用です。ただし、ガソリンは消耗品であり、交通費にも該当するため、明確な科目は存在しません。事業主や経理担当の考え方でどの科目に計上するかを決めると良いでしょう。

ただし、一度決めた科目を変更すると、確定申告時に混乱が生じます。変更する必要性がなければむやみに変更することは避けましょう。

新聞図書費

新聞図書費とは、事業を行う上で必要な情報や知識を得るために購入した雑誌や書籍、新聞代などです。紙媒体だけでなく電子書籍やメールマガジンの購読料などもこの科目で計上できます。

「事業に関わる内容」がポイントのため、新聞や図書の場合、必要な部分のみ計上します。

外注工賃

外注工賃とは、外部の業者や業務委託に仕事を発注した際の支出や建設業の下請費です。例として、ライターやデザイナー、プログラマーなどへの仕事の委託があげられます。

外注費は、一般的に源泉徴収の対象外です。しかし、特定の報酬には必要になるため注意しましょう。

賃借料・利子割引料

賃借料・利子割引料のうち、賃借料は事業に使用する土地や建物、機器や車両の賃料やリース料金です。

利子割引料は他社からの借り入れや金融機関でのローンの返済で利子を支払うときの科目です。利子の支払いは経費に計上できるため、所得税や法人税の節税につながります。

賃借料のうち、土地に関するものは地代家賃に計上するケースもあります。

貸倒損失

貸倒損失とは、売掛金や貸付金など取引先からの金銭債権が回収不能になってしまったときの損金計上です。例として、取引先の財政状況悪化や倒産などによる回収できない売掛金や貸付金があげられます。

ただし、貸倒損失が損金として認められるには、客観的な判断が必要です。

修繕費

修繕費とは、事務所や車両、機器などを修繕や修理を行ったときの費用です。修繕費は、「原状回復や維持のための修繕もしくは修理」であることが前提であり、壊れたものを元通りの状態に戻すための費用です。

改良や機能追加となるような修繕や修理は「資本的支出」となり、資産計上し減価償却を行わなければなりません。

雑費

雑費とは、これまでに紹介してきた科目に当てはまらない経費を計上する科目です。事業による収入を得るために必要な費用は、雑費として計上できます。

意味を混同しやすい科目に「消耗品費」があります。消耗品費は、割と日常的な費用に使われ、雑費は一時的な支出の計上に使われるのが特徴です。

個人事業主の経費の扱いや按分方法

ここからは、個人事業主にとっての経費や、按分方法を紹介します。個人事業主の方は必見です。

個人事業主の経費

そもそも経費とは、事業で所得収入を得るために発生した費用です。経費を申告すると課税対象額を減らせます。個人事業主は、経費を計上するときに「プライベートでの支出か事業用の支出か」を考える必要があります。

たとえば、自宅が事務所を兼ねている場合、利用面積や時間によって生活費と事業費を分けて経費を申告できます。このような分割を「按分計算」といい、経費計上には欠かせない考え方です。

自宅兼事務所の家賃按分例

自宅を事務所にしている場合の家賃按分の例を見ていきましょう。按分は自宅専有面積のうち、事業用として使用している面積をもとに計算します。

たとえば、専有面積100㎡で家賃が20万円の自宅で、20㎡の部屋を事務所として使用していたとします。自宅の5分の1を事業に使用するため、家賃の5分の1である4万円を経費にできます。経費として扱える面積の割合は、一般的には40％までとされています。

水道光熱費・通信費按分例

水道光熱費・通信費の按分計算の例を紹介します。専有面積に追加して、1日当たり何時間事業用に使用しているかや営業日数が何日あるかを配慮しましょう。

たとえば、自宅を事務所として使用しているケースで考えます。事務所として使用する部屋のスペースが自宅の専有面積の40％の場合は1ヶ月の電気代に40％をかけ、さらに半分にした金額が事業に使用した電気代となります。

自動車を使用する場合の按分例

プライベートでも事業でも自動車を使う場合、ガソリン代や自動車税、自動車自体の減価償却費などの按分が可能です。

按分には、走行距離を使います。ただし、高速道路の利用が事業目的であるときは高速代の按分は必要ありません。

たとえば、1ヶ月の走行距離が1,000kmでそのうち事業での走行距離が500kmだったら、ガソリン代の50％を経費として計上します。減価償却費は年間走行距離から事業で使用した距離を割合で算出するのがポイントです。

経費の計上においては、日々の距離数や使用時間などの情報の記録が重要になります。

個人事業主の節税方法

記事の最後に、個人事業主の節税方法を紹介します。経費は、節税対策には欠かせない存在です。経費の計上により課税所得額を減らしましょう。

青色申告特別控除

「青色申告事業者」として登録している個人事業主は、10万円・55万円・65万円のいずれかの特別控除が受けられます。控除額は以下の要素により変わります。

• 提出する帳簿が簡易帳簿か複式帳簿か
• 貸借対照表と損益計算書も提出できるか
• e-Taxや電子帳簿保存か

最高額の65万円の控除を受けたいときは、上の条件を満たすようにしましょう。

青色申告については､｢青色申告決算書とは？書き方や提出方法を紹介｣の記事も参考にしてください。

税理士に相談する

経費計上や勘定科目分類で困ったときは、税理士への相談がおすすめです。相談内容によっては、さらなる節税アドバイスがもらえる可能性もあります。

適当な分類や計上を行うと、税務調査で指摘されたり追徴課税に該当したりする恐れがあります。信頼のおける税理士を見つけて、いつでも相談できるようにしておくと安心です。

また、税理士への相談費用は経費として計上できます。業務委託費や支払手数料などとして計上しましょう。

まとめ

勘定科目についてや科目の分類をあらかじめ知っておくと、経費の分類がスムーズに行えます。個人事業主が個別に帳簿や仕訳帳を作成する際にも大いに役立つでしょう。

個人事業主は自宅と事務所を兼ねる場合も多いので、分類や按分計算を正確に行わなくてはなりません。経費を適切に計上すれば、節税につながるでしょう。経費の管理が苦手・不向きと感じる方は、会計ソフトの使用がおすすめです。