業務委託の請求書の書き方とは？フリーランスが知るべき作成の注意点を解説

請求書は、確定申告の際に収入の証明になる大切な書類です。とはいえ、請求書の作成は法律で定められた義務ではないため、本当に必要なのか疑問に思う方もいるでしょう。

本記事では、請求書の役割や作成上の注意点などについて解説。後半では、請求書作成の手間を省く方法も紹介します。これから請求書の作成を検討している方はぜひ参考にしてください。

業務委託で請求書は本当に必要？

請求書とは、業務を依頼された契約先に報酬を請求するための書類です。フリーランスとして業務をする際に、請求書を発行する機会は少なくありません。業務の受注が重なると、請求書の作成を大変だと感じることもあるでしょう。

ここでは、請求書にはどのような役割があるのか見ていきます。

トラブルを避けるために必要

請求書がなくても、報酬を受け取ることは可能です。しかし、報酬額が違っていた場合や報酬を受け取れない事態が起こった際、請求書がないと証明が困難になります。請求書を作成していれ業務内容と報酬額を確認することができるため、トラブルを避けやすくなります。

契約先が請求書を作成してくれるケースもあります。ただし、すべての契約先が請求書を作成してくれるとは限りません。基本的には、自分で請求書を作成できるようにしておくと良いでしょう。

請求書は確定申告の際に役立つ

フリーランスとしての年間所得が48万円以上の場合、確定申告をしなければなりません。
確定申告の際に請求書があれば、実際の収入額の重要な証明書として扱えます。納税額の算出で必要な帳簿づけの際も、請求書があれば収入額の記載が簡単です。

請求書へ記載する項目

請求書を作成する際、記載する必要のある項目は次のとおりです。

請求書の宛先

会社名や部署を記入する場合は敬称として「御中」を、担当者までを記入する場合は「様」を付けます。

請求書番号

自分の確認用に任意の番号を割り振ることもあれば、契約先が管理しやすいように番号が指定されていることもあります。
発行者氏名のほか住所、電話番号、電子印鑑を使って自分の情報を明示しましょう。捺印があれば、請求書が原本である証明になります。

発行日

請求書を作成した日や、契約先に提出する日付を記載します。

支払期日

契約先と取り決めておいた報酬額の振込日をあらかじめ記載します。分からない場合は、問い合わせた上で記載しましょう。

消費税

報酬額は税込みの金額を記載しなくてはなりません。一般的には、内訳を分かりやすくするために報酬額と消費税額を分けて記載し、合計金額に税込みの報酬額を記載します。

消費税には、税率10％と軽減税率8％があります。請求書内に税率の違う品目がある場合は、軽減税率対象の旨を一言添える、消費税率ごとに請求書を分けるなどの工夫をしましょう。内訳が分かりやすくなります。

請求内容

業務内容を詳細に書きます。品目、数量、単価など項目を分けて、報酬の内訳を記載しましょう。

振込先

報酬を振り込んでもらうために、希望する金融機関を記載します。振込手数料はどちらが支払うのかを契約先と確認した上で明記しても良いでしょう。

特記事項

支払いに関する内容で、分割払いや支払日の変更など、特殊な事項がある場合は記載しましょう。

請求書作成時の注意点

契約先とのトラブルを未然に防ぎ、確定申告の手続きがスムーズに行える請求書の作成はとても重要です。請求書を作成する際にはどのようなことに気を付けるべきか、注意点を説明します。

取引相手の締日に合わせる

契約先が法人の場合、報酬請求の締め日が定められています。請求書の作成前に締め日を確認しておきましょう。もし、締め日以降を発行日として指定した場合、報酬の支払いが翌月以降になりかねません。契約先の締め日と報酬額の振込日を事前に確認したうえで請求書を作成すれば、トラブルを未然に防ぎ取引もスムーズになります。

書き方に気をつける

請求書を記載する際に気を付けるべき注意点がいくつかあります。取引企業によっては、請求書の記載事項に指定がある場合もあるため、初回取引時に確認をしておくことも大切です。次の解説を参考にして請求書を作成してみましょう。

金額の書き方

金額の書き方に決まりはありません。金額の記載時、頭に「￥」をつけるのか、記号は使わずに後ろに円をつけるのかなど、契約先によって記入方法に違いがあるでしょう。契約先の書式に適宜合わせて金額を入力すると親切です。

また、金額の表記をする際は数字だけ記載するのではなく、3桁ごとに「，」をつけましょう。 たとえば、1000円→1,000円　10000円→10,000円と表記を変えるだけでも分かりやすくなります。

消費税や振込手数料、源泉徴収の書き方

消費税に関しては、税込みの報酬額と報酬額のみの金額、消費税額を分けて記載する必要があります。

契約先が法人の場合は、報酬額から源泉徴収額を差し引いた分が受け取れる金額です。源泉徴収額がある場合は記載する必要があります。源泉徴収額は業務によって計算方法が異なるため、契約先にあらかじめ確認しておきましょう。

インボイス制度への対応

インボイス制度は、2023年10月から適用されます。

この制度が開始されると、品目によって変動する消費税率や税込み額を、売り手側が正確に伝えなければいけなくなります。制度の施行後は適用税率や消費税額など、請求書内に記載する項目が追加されます。

捺印時の注意

法人として請求書を作成する場合は角印が基本とされていますが、法律で角印が必須であると決められているわけではありません。個人事業主の場合は代表者印でも問題ないとされています。

ただし、企業によっては、角印の捺印された請求書のみが有効とされる場合もあります。事前に確認をしておきましょう。

請求書を簡単に作るには

請求書の項目や作成するうえでの注意点などをお伝えしてきました。現時点でも請求書の記載項目は少ないとはいえませんが、インボイス制度の導入後はさらに複雑になります。そこで、請求書作成に時間を費やしたくない方にオススメの方法をご紹介します。

テンプレートを利用する

請求書のフォーマットに決まった形式はありません。とはいえ、形式が決まっていれば1から作成するよりも時間がかからずに済むでしょう。

現在、インターネット上では無料の請求書テンプレートが配布されています。デザインの好みや、ExcelやGoogleスプレッドシートに対応しているなどの機能面からテンプレートを選んでダウンロードすると、そのまま使用できて便利です。

クラウドサービスを利用する

テンプレートの活用よりもさらに手間をかけずに請求書を作成するなら、クラウドサービスを利用すると良いでしょう。オンラインで必要事項を記入するだけで、請求書の発行や郵送などをしてもらえます。

サービスによってはデザインが豊富で、ロゴなどを入れてオリジナリティを出すことも可能です。ただし、費用が発生する場合もあるためよく調べてから利用しましょう。

まとめ

本記事では、フリーランスの方に向けた請求書の役割や注意点などについてお伝えしました。作成するために確認しなければならないことがいくつかあり、大変だと感じることもあるでしょう。

請求書は手続きをスムーズにするだけでなく、トラブル防止の観点でも重要な書類です。テンプレートやサービスなどを利用しながら手間を省き、必ず作成しましょう。