個人事業主の領収書発行の仕方は？書き方や保管方法・期間なども解説

領収書とは

領収書とは、金銭の授受を伴う取引があったことを証明する書類です。商品購入やサービス利用といった取引の際、お金を受け取った側が支払った側に発行します。領収証という呼び方もありますが、基本的な意味は同じです。

個人事業主は領収書を受け取る側・発行する側の両方の立場になります。そのため、領収書の適切な発行方法や管理方法を身につけるのが大切です。

レシートや領収証との違い

レシートと領収書には、以下のような違いがあります。

相違点	領収書	レシート
宛名	記載が必要	基本的には記載しない
取引内容	取引内容の詳細は記載しないケースが多い	商品やサービスの品目、単価などを詳細に記載する
保存しやすさ	手書きの領収書は記載された内容が消えづらく、長期的に保存しやすい	印字が消えやすい

必要事項が記載されたレシートなら「金銭または有価証券の受取書」として認められ、領収書と同様に扱えます。

出典：国税庁｢No.7105 金銭又は有価証券の受取書、領収書｣

個人事業主が領収書を発行する際に必要な準備

個人事業主が領収書を発行するには、用紙だけでなく収入印紙や印鑑などを用意しておく必要があります。クライアントから領収書を求められた際スムーズに対応できるように、準備を済ませておきましょう。

領収書

個人事業主が領収書を発行するためには、用紙が必要です。

領収書は主に手書きの用紙と、PDFなどのデータの2種類に分かれます。必要な項目が記載されていれば、どちらの形式でも証憑書類として認められるので、使いやすいほうを選びましょう。

手書きの領収書はコンビニやスーパー、100円ショップなどで市販されています。購入する際は、控えを残せる複写式の用紙を選びましょう。

また、領収書はWord・Excelなどで作成したり、インターネット上でダウンロードできる無料テンプレートなどを使用したりしても問題ありません。データ形式の領収書は、項目や様式を使いやすいように変更できるため、パソコン作業に慣れている人には利便性が高いでしょう。

収入印紙

領収書を発行する際には、収入印紙が必要な場合もあります。契約書や領収書などは課税文書に該当するためです。

課税文書には印紙税が発生するため、収入印紙を貼付することで納税します。記載金額が5万円以上の領収書を発行する際は、収入印紙を貼付しなければなりません。

収入印紙の代金は、原則として領収書の発行者が負担することになるため、必要に応じて用意しておきましょう。収入印紙の購入先については、｢収入印紙はどこで買えるか？販売している場所や購入時の注意点を解説｣で解説しているので、あわせて参考にしてください。

領収書に貼付する収入印紙の金額

領収書に貼付する収入印紙の金額は、書面に記載されている取引代金によって変わります。領収書に記載されている金額別の印紙税額は、以下のとおりです。

領収書の記載金額	収入印紙の税額
5万円未満	非課税
5万円以上～100万円以下	200円
100万円超～200万円以下	400円
200万円超～300万円以下	600円
300万円超～500万円以下	1,000円
500万円超～1,000万円以下	2,000円
1,000万円超～2,000万円以下	4,000円
2,000万円超～3,000万円以下	6,000円
3,000万円超～5,000万円以下	1万円
5,000万円超～1億円以下	2万円
1億円超～2億円以下	4万円
2億円超～3億円以下	6万円
3億円超～5億円以下	10万円
5億円超～10億円以下	15万円
10億円超	20万円
受取金額の記載のないもの	200円

なお、印紙税は紙ベースの課税文書を発行する際に課せられる税金です。電子データで領収書を発行する場合は、金額にかかわらず収入印紙は必要ありません。

出典：
国税庁｢No.7105 金銭又は有価証券の受取書、領収書｣
国税庁｢No.7141 印紙税額の一覧表（その2）第5号文書から第20号文書まで｣

印鑑

個人事業主が領収書を発行する際、印鑑が必要なケースもあります。

原則として、領収書に印鑑が押されていなくても経費計上は可能です。ただし、収入印紙を貼付する場合は、消印処理をするために印鑑が必要となります。使用する印鑑に指定はなく、スタンプ式の簡易的なものでも問題ありません。

個人事業主が用意しておくべき印鑑については、｢角印は個人事業主に必要？印鑑の種類や役割、適切なサイズ・デザインを解説｣で解説しているので、ぜひ参考にしてください。

出典：国税庁「印紙の消印の方法」

封筒

必需品ではありませんが、領収書を入れる封筒も用意しておくとよいでしょう。領収書を手渡しする際、封筒に入れておくと取引先に丁寧な印象を与えられます。

なお、領収書が入るものであれば封筒のサイズや種類に指定はありません。一般的には長形3号（120mm×235mm）を使用するケースが多いようです。

加えて、領収書を入れた封筒には「領収書在中」と記載しておくと、中身を開けなくても誰に渡すべき書類なのか分かるため親切です。

切手

領収書を郵送する際は、切手が必要な場合もあります。

領収書は信書に該当するため、宅配便・メール便ではなく普通郵便（定形郵便、定形外郵便）や信書便を使用するのが基本です。

なお、信書を郵送する際に切手が必要かどうかは、利用するサービスによって異なります。普通郵便の場合は、重量に応じた金額の切手を貼付する必要があるため、用意しておきましょう。

個人事業主の領収書の書き方

ここでは、領収書の項目別に適切な書き方を解説します。

宛名

領収書の宛名の項目には、取引相手の屋号や氏名を記入します。

領収書は取引の実在性を証明する書類であり、後日でも検証できる適切な内容を記入しなければなりません。そのため、「株式会社」や「有限会社」「合同会社」などは略さず、正式名称を記載しましょう。

なお、宛名に個人名を書く場合は、「様」をつけるのが一般的です。

加えて、取引相手が適格請求書発行事業者（インボイス発行事業者）の場合は、登録番号も記載する必要があります。

取引年月日

取引した事実を客観的に証明するために、領収書には発行した年月日を記載する必要があります。

領収書に記載する日付は、金銭を受け取った日や振込の入金日です。年号は「R」ではなく「令和」、2023年は「23」ではなく「2023年」と正式に記入しましょう。

なお、領収書に日付の記入欄がない場合は、金額の下に書くのが一般的です。「金銭を支払った」「受け取っていない」といった相違を防ぐためにも、正確な年月日を明記しておきましょう。

但し書き

領収書には、但し書きも必要です。但し書きとは、以下のような商品購入やサービス利用を証明する取引内容の記載を意味します。

• お食事代として
• 通信費として
• 手土産代として
• 書籍代として
• 消耗品費として

但し書きは、経費を計上する品目や経費が適切かを判断する材料となるため、できる限り具体的に記載することが大切です。購入した商品が複数あるときは、高価なものの名称を記入しましょう。

金額

領収書の金額欄には、取引で受け取った金額の記入が必要です。金額の改ざんを防止するため、領収書の記載方法には以下のようなルールがあります。

• 金額の前に「¥」や「金」を記入する
• 数字には3桁ごとに「,（カンマ）」を挿入する
• 末尾に「※（米印）」や「也」「-（ハイフン）」を記入する
• 数字やマークの間隔を空け過ぎない

上記のルールを踏まえた領収書の金額記載例は、以下のとおりです。

• ¥50,000※
• 金50,000也
• ¥50,000-

金額の前と末尾に記載する記号は、どの組み合わせを使用しても問題ありません。記入漏れやミスを減らすためにも、自分なりに金額の記載方法を決めて統一しておきましょう。

発行者に関する情報

領収書を書く際は、発行者の情報も必要です。具体的には氏名や屋号、住所などを記載します。

発行者に関する情報は、手書き以外に印刷や印鑑などを使用しても問題ありません。加えて、適格請求書発行事業者に登録している個人事業主は、登録番号も忘れずに記入しましょう。

なお、領収書は電子データとしても作成可能です。領収書の電子化については、｢領収書の電子化が義務に？紙の書類をデータ化する方法やメリットを解説｣で解説しているので、あわせてご確認ください。

個人事業主にとって領収書が必要な理由

個人事業主に領収書が必要な理由は、以下のとおりです。

• 取引があった証拠になるため
• 二重払いや過払いを防止するため
• 修理・返品時の購入証明になるため

個人事業主の場合、事業で使った支出を経費として計上する際に領収書が必要です。

確定申告する際、領収書を添付する必要はありません。ただし、税務調査や申告内容の問い合わせがあった場合、取引の証拠として提示できるよう保管しておく必要があります。

確定申告の要否や具体的な手順を知りたい人は、｢確定申告は個人事業主の場合年収いくらから？ ケース別の要不要や手順｣も参考にしてください。

個人事業主が領収書を受け取る際のポイント

ここでは、個人事業主が領収書を受け取る際に意識するべきポイントを解説します。

発行を依頼する

領収書を受け取る際は、商品やサービスを提供している事業者に発行を依頼する必要があります。原則として売り手側に領収書の発行義務はないためです。

領収書は買い手側が要求した場合に、初めて発行義務が生じます。したがって、領収書が欲しい場合はその旨を取引先に伝えましょう。

宛名や但し書きを具体的に指定する

基本的に領収書の発行を依頼した場合、宛名や但し書きの内容を尋ねられるので、必要な項目を具体的に伝えてください。宛名に関しては、「上様」は正式な表記ではないため、使わないようにしましょう。

但し書きは「品代」と書いても問題ありませんが、領収書としての信頼性が低くなる可能性があります。証憑書類としての効力を高めるためにも、できるだけ具体的な内容を指定しましょう。

記載されている内容・項目を確認する

領収書を受け取った際は、記載されている内容と項目をその場で確認するのが大切です。

記載事項が不十分な場合や誤った情報を記載していると、支出の証明書として認められません。あとで間違いに気づき、内容の修正や再発行を依頼しても、対応してもらえない可能性がある点に注意が必要です。

そのため、領収書を受け取ったらすぐに内容を確認し、不備があればその場で訂正や再発行を依頼する必要があります。

領収書がないときの対処法

ここでは、領収書がないときの対処法とあわせ、別の書類で代用する場合に意識したいポイントを解説します。領収書を紛失したときに慌てないよう、適切な対処法を把握しておきましょう。

レシートで代用する

領収書がない場合はレシートで代用可能です。

ただし、レシートで代用する場合は、「金銭または有価証券の受取書」の要件を満たす必要があります。金銭または有価証券の受取書として認められるためには、以下のような項目が記載されていなければなりません。

• 書類作成者の氏名
• 取引を行った年月日
• 取引の内容
• 税率ごとに区分された取引の金額
• 支払先の氏名や名称

領収書の代わりとして活用するためにも、取引先からレシートを受け取る際は、必要な項目が漏れなく記載されているか確認しておきましょう。

クレジットカードの明細を代用する

クレジットカードの明細も条件を満たせば、領収書の代わりになります。クレジットカードで支払った場合は、基本的に領収書を発行する必要はないでしょう。ただし、明細には金銭または有価証券の受取書としての要件を満たす項目が記載されていなければなりません。

なお、クレジットカードは、支出の仕訳作業を効率化するために役立ちます。事業用のクレジットカードを作成してプライベートの支出と分けて管理すれば、経理業務がスムーズになるでしょう。

個人事業主におすすめのクレジットカードは｢個人事業主向けのクレジットカードのおすすめは？メリットや注意点も紹介｣で紹介しているので、あわせて参考にしてください。

出金伝票を作成する

領収書がもらえなかった場合や紛失してしまった場合は、個人事業主本人が作成した出金伝票でも代用できます。

出金伝票とは、取引の内容を記録する伝票のことです。出金伝票を作成する際は、以下のような項目を記載する必要があります。

• 伝票番号
• 支払日
• 支払先名称
• 勘定科目
• 摘要
• 金額

出金伝票を作成すれば、冠婚葬祭での祝儀や香典、公共交通機関の利用、自販機での商品購入など、領収書が発行されないような支出も経費として計上できます。

インボイス制度で個人事業主に必要になる領収書の対応

インボイス制度が導入されたことで、個人事業主に求められる領収書関連の対応も変わる可能性があります。ここでは、領収書を受け取る側と発行する側、それぞれの立場に分けてインボイス制度に則った適切な対応方法を解説します。

領収書を受け取る際の対応

領収書を受け取る際は、インボイスの要件を満たしているか確認するのが大切です。

インボイスの要件を満たした領収書でなければ、仕入税額控除を受けられないおそれがあります。そのため、宛名や但し書きの記載はもちろん、適格請求書発行事業者の場合は、登録番号も正確に伝えなければなりません。

領収書を受け取ったあとは、インボイスとそれ以外の書類に仕訳して保管しましょう。

領収書を発行する際の対応

領収書を発行するにあたって、適格簡易請求書に対応したフォーマットへ変更する必要もあります。免税事業者の場合は、適格請求書発行事業者の登録ができないため、従来と同じ領収書を発行可能です。

インボイス制度が導入される前は、金額が3万円未満の取引は領収書を保存しなくても仕入税額控除が受けられました。しかし、制度導入後は、金額を問わず領収書がなければ仕入税額控除を受けられなくなったため、取引の大小に関係なく領収書の保存が必要です。

インボイス制度の詳細については、｢インボイス制度とは？個人事業主に必要な対応をわかりやすく解説｣で解説しています。インボイス制度への理解を深めたい人は、ぜひ参考にしてください。

領収書の保管方法

領収書やレシートは一定期間保存が必要です。いつ税務調査が入り、提出を求められるか分からないため、すぐに探し出せるように領収書を整理しておきましょう。ここでは、個人事業主向けに領収書の保管方法を解説します。

紙の領収書

紙の領収書を保管する際は、月ごとに経費の項目別でまとめておくと、提出を求められた際に探す手間が省けます。具体的な方法としては、12枚の封筒を用意して項目に応じて仕訳したり、ノートに貼ったりする方法がおすすめです。

封筒に入れて保管する場合は、出し入れの際に紛失する可能性があるため、項目ごとにクリップやホチキスなどで束ねておくとよいでしょう。ノートに貼って保管する場合であれば、剥がれないようにしっかりと貼る必要があります。

なお、レシートの場合は日光によって印字が消える可能性があるため、ファイリングして直射日光が当たらない場所に保管しましょう。

電子データの領収書

電子帳簿保存法の改正により、受け取った領収書をスキャンしたり読み取ったりして電子保存し、原本を廃棄できるようになりました。以下のような保存要件を満たしていれば、スマートフォンやデジタルカメラで撮影した画像も認められます。

• 解像度200dpi以上で読み取る
• 赤・緑・青の各階調が256以上で読み取る
• 検索機能を確保する

なお、画像・写真データの入力期間には、最長2ヶ月＋7営業日までという制限があるため注意が必要です。

電子帳簿保存法については｢電子帳簿保存法とは？対応する書類や正しい処理の仕方をわかりやすく紹介｣で解説しているので、あわせて参考にしてください。

出典：国税庁｢電子帳簿等保存制度特設サイト｣

領収書の保管期間

領収書の保存期間は、確定申告の方法によって異なります。

青色申告した個人事業主の場合、確定申告期限の翌日から原則7年間の保存が必要です。一方、白色申告者の場合、保存期間は5年間となります。

ただし、消費税の課税事業者が仕入税額控除の要件として保存すべき請求書・領収書、適格請求書発行事業者として交付した領収書の写し、および提供した電子データについては上記にかかわらず、7年間の保管が必要です。

領収書の保管期間についてさらに知りたい人は､｢領収書の保管期間はいつまで？個人事業主向けに管理方法を紹介｣を参考にしてください。

出典：国税庁｢記帳や帳簿等保存・青色申告｣

個人事業主の領収書に関する注意点

ここでは、個人事業主向けに領収書の取り扱いに関する注意点を解説します。トラブルを避けるためにも、領収書が必要な取引を行う前に確認しておきましょう。

領収書は金銭の受け渡しと同時に発行する

領収書を発行する際は、金銭の受け渡しと同時に行う必要があります。領収書には「同時履行の原則」が適用されるからです。同時履行の原則とは、「金銭の受け渡しと領収書の発行は同時に履行される必要がある」という決まりを意味します。

上記の原則から、領収書の発行を依頼して拒否された場合、状況によっては代金の支払いを拒否できる場合があります。そのため、支払い時に領収書の発行を求められた際、商品・サービスの提供者は原則として応じなければなりません。

出典：e-Gov法令検索｢民法 第五百三十三条｣

紛失しても再発行は難しい

原則として、領収書の再発行義務はありません。

1つの取引で領収書を何枚も発行してしまうと、経費の二重計上といった不正行為に加担してしまう可能性があります。取引先から「領収書を紛失した」という理由で再発行を依頼されても基本的には断るのが賢明です。

また、トラブルを避けるために自身が領収書を紛失してしまった場合も、あとから再発行を依頼するのはおすすめしません。万が一領収書を紛失してしまった場合は、出金伝票を作成するといった対応をとりましょう。

出典：e-Gov法令検索｢民法 第四百八十六条｣

費目によっては経費計上できない

領収書の費目によっては、経費として計上できない可能性もあります。

個人事業主が経費計上できるのは、原則として収入を得るために支払った直接的な金額のみです。事業に不要なものや、私生活に関するものは経費として認められません。

また、スマホの通信量や自宅で業務をしている場合の家賃など、プライベートと事業の支出が混同している場合は、家事按分（事業で使った分だけを分割して算出する方法）をして計上する必要があります。

個人事業主の経費になるもの・ならないものについては、｢個人事業主の勘定科目一覧！経費に計上できる費用や仕訳方法も解説｣で解説しているので、あわせて参考にしてください。

出典：国税庁「No.2210 必要経費の知識」

まとめ

領収書は確定申告をする際に経費の裏づけをするだけではなく、二重請求や過払いなどのトラブルを防ぐ役割がある書類です。そのため、宛名は「上様」とはせず、屋号や氏名、登録番号を正確に記入する必要があります。

また、取引内容は「品代」ではなくできる限り具体的に記入し、取引年月日は金銭の受け取った日、入金があった日の日付を書きましょう。

領収書が発行されない場合や紛失した際には、レシートやクレジットカードの明細、出金伝票などでも代用可能です。個人事業主として領収書を正しく保管し、確定申告や経費計上のときに困らないようにしましょう。