青色申告に帳簿は必要？種類や控除の条件、つけ方の手順を解説

青色申告には帳簿が必要です。帳簿には主要簿や補助簿があり、記入方法にも複式簿記と単式簿記があります。

本記事では、青色申告の帳簿のつけ方や種類、控除の条件について解説します。また、帳簿や書類の保存期間、会計処理の方法も紹介します。青色申告する際に必要な正しい記帳・保存方法を知りたい方は、ぜひお読みください。

青色申告で必要な帳簿の種類

青色申告に必要な帳簿には、仕訳帳・総勘定元帳の他にもさまざまな種類があります。ここでは、帳簿を「主要簿」「補助簿」の2つに分け、種類と特徴について解説します。

主要簿

主要簿とは、取引金額を始め取引相手や内訳、目的など誰が見ても分かるように記入したものです。「仕訳帳」「総勘定元帳」の2種類があります。

青色申告事業者が最大65万円、または55万円の控除を受ける際は主要簿が必須です。白色申告事業者、もしくは10万円の青色申告特別控除を受ける個人事業主は、主要簿を作成しなくても構いません。

仕訳帳

仕訳帳とは、取引を発生順に記録し、簿記のルールに従って借方と貸方に分けて書いたものをまとめた帳簿です。総勘定元帳の下地になります。仕訳帳には取引が日付順に並んでいるため、仕訳日記帳とも呼ばれます。

仕訳帳にお金の流れを記録すると、青色申告で必要な「貸借対照表」の作成が可能です。なお、10万円の特別控除を受ける場合は、貸借対照表は不要です。近年は会計ソフトを用いた作成が一般的です。

総勘定元帳

総勘定元帳とは、仕訳帳の内容を転記し、勘定科目ごとに集計した帳簿です。仕訳帳は発生順にすべての取引を記録しますが、総勘定元帳では勘定科目ごとに分けて取引の借方と貸方の金額を示します。

総勘定元帳を見れば、資金の流れが分かります。たとえば、普通預金残高を確認したいときには、総勘定元帳を確認すると良いでしょう。

手書きで作成する場合もありますが、逐一転記が必要なのでソフトでの作成がおすすめです。

補助簿

補助簿とは、主要簿の取引の詳細を記したものです。多くの種類があるものの、全種類作る必要はなく、事業内容に応じて作成します。たとえば、掛売をしていない事業主は、売掛帳を作成しなくても構いません。

補助簿は大きく分けて、補助記入帳と補助元帳の2つに分類されます。会計ソフトを使うと、伝票の入力により自動で補助簿作成が可能です。

補助記入帳とは

補助記入帳とは、取引の発生に対応して記載する帳簿です。たとえば、以下のものが該当します。

• 現金出納帳
• 預金出納帳
• 固定資産台帳
• 売掛帳
• 買掛帳
• 固定資産台帳
• 売掛帳
• 買掛帳

現金出納帳は現金の入出金の動きを記入する帳簿です。個人事業主は、事業のお金と個人のお金を混同しないよう記録しないといけません。

預金出納帳には預金残高の動きを記録します。事業用の口座が複数ある場合、預金出納帳があれば口座ごとの資金の動きが把握できるでしょう。

補助元帳とは

補助元帳とは、勘定科目別に取引の詳細を記録する帳簿です。たとえば、以下のものが該当します。

• 仕入先元帳（買掛金元帳）
• 得意先元帳（売掛金元帳）
• 商品有高帳

商品有高帳は商品別に繰越商品・仕入を記録するものです。仕入先元帳（買掛金元帳）は仕入先ごとの買掛金を記録し、得意先元帳（売掛金元帳）は得意先別に売掛金を記録します。

補助元帳を作成すると、得意先別の売掛金残高や仕入先ごとの買掛金の記録などを一目で確認できます。必要に応じて作成しましょう。

簿記の種類

帳簿の記載の仕方には、「複式簿記」「単式簿記」の2つがあります。記載方法で利用できる申告方法や受けられる控除の金額が変わるのがポイントです。

複式簿記

複式簿記では、1つの取引に2つの帳簿を使います。取引を原因と結果に分類して考えるためです。

たとえば、200円のペンを買ったときの考え方は「200円のペンを買ったという原因によって現金が200円減る結果になった」となります。その原因と結果を「借方」「貸方」として記録します。

借方には資産の増加や負債の減少などを記入し、貸方には資産の減少や負債の増加などを記入します。

複式簿記は、青色申告事業者が55万円または65万円の控除を受ける際に必須です。

単式簿記

単式簿記とは、1つの取引に1つの勘定科目を使う記載方法です。現金の増減については現金出納帳、売掛金の増減については売掛帳というように、勘定科目別に帳簿を作成して記帳します。

単式簿記の帳簿は複式簿記と比べて記入が簡単で、簡易簿記とも呼ばれます。ただし、一定期間ごとの売上額や経費の集計はできません。

単式簿記では55万円または65万円の控除は受けることはできませんが、青色申告は最大10万円の控除を受けられます。

青色申告で受けられる控除の種類と要件

青色申告で受けられる控除は3種類あり、それぞれ要件が異なります。控除により必要な書類が異なるため、自分が当てはまるものを確認しましょう。

55万円の特別控除

55万円の特別控除は、不動産所得・事業所得・山林所得のいずれかを持っている青色申告事業者が対象です。

帳簿は複式簿記で記帳します。貸借対照表および損益計算書の添付と、期限内の申告が求められます。総勘定元帳と仕訳帳に加えて、現金出納帳や売掛帳、買掛帳などの補助簿も必要です。現金主義による所得計算の特例を選んでいないことも条件です。

なお、事業所得と不動産所得を兼ねている場合は、不動産所得が事業的規模でなくても良いとされます。

65万円の特別控除

65万円の特別控除は、不動産所得・事業所得・山林所得のいずれかを持っている青色申告事業者が対象です。

帳簿は複式簿記で記帳し、貸借対照表および損益計算書の添付と期限内の申告が求められます。総勘定元帳と仕訳帳に加えて、現金出納帳や売掛帳、買掛帳などの補助簿も必要です。現金主義による所得計算の特例を選択していないことも条件です。

ここまでは55万円の特別控除と同じ要件ですが、これに加えてe-Taxによる申告か電子帳簿保存が求められます。

10万円の特別控除

10万円の特別控除では、65万や55万の場合とは違い、事業的規模ではない不動産所得や山林所得も対象です。

帳簿の記帳は単式簿記でよく、確定申告書と青色申告決算書が必要ですが、貸借対照表は作らなくても構いません。帳簿は、現金出納帳・売掛帳・買掛帳・固定資産台帳・経費帳を用意します。

複式簿記による仕訳が求められないため、仕訳帳や総勘定元帳は不要です。65万や55万の控除を受ける場合と比べて、手間が少ない方法といえます。

会計処理方法について

会計処理の方法は3種類あります。注文から入金までに間が空いている場合、売上日がいつになるのかは会計処理によって異なるので要注意です。

ここからは、会計処理の方法である「発生主義」「現金主義」「実現主義」の特徴を紹介します。青色申告の場合は、原則として発生主義で記帳しましょう。

1.発生主義｜取引発生時に記入

発生主義とは、取引が発生したタイミングで書く会計処理方法です。

たとえば、5月30日に取引をして請求書が5月30日に発行され、入金日が6月30日だとします。発生主義の場合、このときの売上日は請求書を発行した時点、すなわち5月30日になります。

実際の入金や支払いより先に売上が立つのが特徴です。取引先の倒産によって売掛金が回収できなくなった場合は、貸倒金になります。

注意点として、売掛金が発生する個人事業主が発生主義を用いた場合、年間の売上額と入金額は一致しないことがあげられます。

2.現金主義｜支払い時および入金時に記入

現金主義とは、支払いや入金があったときに記入する会計処理方法です。以下の3つの要件を満たしているときに使用できます。

• 青色申告者であること
• 前々年分の事業所得と不動産所得の合計金額が300万円以下
• 適用を受けたい年の3月15日を期限に「現金主義による所得計算の特例を受けることの届出書」を提出する

5月31日の売上が6月30日に入金された場合、現金主義では6月30日に記帳します。現金のやりとりが多い事業に向いています。

3.実現主義｜費用や収益の発生時に記入

実現主義は、費用・収益が実現したときに帳簿に記録する会計処理方法です。

発生主義に似ていますが、実現した段階で記入する点が異なり、より現実に即した記録を付けられます。また、発生主義はキャンセルも含みますが、実現主義では含みません。

たとえば、200万円の商品を受注して20万円の手付金を受け取ったとします。発生主義の場合は契約した時点で200万円の売上を立てますが、実際は契約解除になる可能性があります。実現主義の場合、記帳を行うタイミングは商品が納入されて収益が確定したときです。

帳簿や書類の保存期間

帳簿や帳簿作成に使った書類は、一定期間保存することが法律で義務付けられています。ここからは、保存する書類を保存期間ごとに紹介します。誤って処分しないように、書類ごとの保存期間を把握しましょう。

7年保存が必要な帳簿

青色申告をする個人事業主の場合、確定申告期限の翌日から7年間にわたって帳簿類を保存することが義務付けられています。

7年間の保存が必要な書類は、帳簿類と決算関係書類、取引関係の書類です。主な書類は以下の通りです。

• 帳簿：仕訳帳・総勘定元帳・現金出納帳・売掛帳・買掛帳・固定資産台帳など
• 決算関係書類：損益計算書・貸借対照表・棚卸表など
• 現金預金取引等関係書類：領収証・小切手控・預金通帳・借用証など

いずれもなくさないよう、しっかりと管理しましょう。

5年保存が必要な帳簿

請求書や見積書など、その他の書類は5年間保存します。ただし、インボイス（適格請求書）とその控えは7年間の保存が必要です。

青色申告の場合、前々年の事業所得・不動産所得が300万円以下であれば、領収書のような現金預金取引等関係書類の保存期間は5年間になります。

また、白色申告の場合は、保存期間が7年間の書類以外の任意帳簿・決算関係書類・領収書・請求書などについて、5年間保存するよう定められています。

帳簿をつける方法と手順

帳簿の付け方は、記載内容するデータの整理・記載・転記・収支の計算のステップに分かれます。ここからは、帳簿を付ける方法と手順を見ていきましょう。

1.記帳する元データを整理する

はじめに、領収書や通帳などの情報を整理します。データが整理されていないと、後の手順に影響するので要注意です。

買ったものや支払い方法など、取引内容によって勘定科目が異なります。どの取引をどう記入するのかを確認しながら整理しましょう。

現金で支払った取引と口座から支払った取引に分類し、現金のものは現金出納帳に、口座から支払ったものは預金出納帳に記入します。仕入によって発生した買掛金があるときは、買掛帳に記載してください。

2.帳簿に記載する

データが整理されたら取引内容を勘定科目ごとに分けて仕訳し、仕訳帳に記載します。まとめて仕分けをすると記入漏れや書き間違いが発生しやすいため、こまめに記録しましょう。エクセルで作業をする場合、テンプレートの使用が便利です。

現在は電子帳簿保存法の改正により、電子取引データの保存が義務となりました。PDFやメールなどで記録された明細は印刷をせず、定められた方法で保管を行わないといけません。

3.複式では総勘定元帳に転記する

青色申告で複式簿記の必要がある場合、仕訳帳に記載された取引内容を総勘定元帳に転記して帳簿を作成します。現金で支払ったものは現金出納帳、銀行口座から支払ったものは預金出納帳など、主要簿と併せて必要な補助簿も作成してください。

主要簿があれば内容が分かる項目については、補助簿の記載を省いても問題ありません。

4.収支計算する

最後に総勘定元帳をもとに収支の計算を行い、利益や損失の金額を求めましょう。

年間の利益額や損失額などは、確定申告で申告します。確定申告で計算ミスをすると、誤った金額を申告することになってしまいます。帳簿を記載する際はミスがないようによく確認してください。

申告事項に誤りがあると税務署から注意や指導を受けたり、追加で税金を取られたりする恐れがあります。

まとめ

青色申告で必要な帳簿は、主要簿と補助簿に分類できます。主要簿は、55万円もしくは65万円の青色申告特別控除を受けるときに必須です。10万円の特別控除を受けるときや白色申告の場合には、貸借対照表は作らなくて構いません。

また、青色申告の場合の会計処理方法は原則として発生主義です。帳簿や書類の保存については、書類の種類によって5年間保存するものと7年間保存するものに分けられます。本記事を参考にして、正しい方法で帳簿を作成・管理しましょう。